Bloquer un client en dépassement d'encours dans Sage 100

Un impayé ne se décide pas le jour où il devient un impayé. Il se décide plusieurs mois avant, au moment où quelqu’un accepte une commande d’un client déjà trop engagé.

Sage 100 sait poser un plafond d’encours. La question n’est pas là. La question est de savoir ce que ce plafond couvre exactement sur votre installation, et ce qui se passe quand il est franchi.

Ce que le contrôle natif fait — et la nuance qui compte

Le comportement dépend de votre version, de vos modules et de votre paramétrage. Ce qui suit décrit ce que nous rencontrons le plus souvent chez nos clients, pas une règle universelle. Le premier travail consiste toujours à vérifier sur l’installation réelle.

Dans le cas général, la fiche client porte un plafond d’encours, et la saisie d’un document commercial déclenche un contrôle par rapport à cet encours. Le contrôle peut être configuré en avertissement ou en blocage.

C’est un socle correct. Les difficultés viennent de trois angles morts.

Angle mort n° 1 : ce que l’encours compte réellement

C’est le sujet le plus important, et le plus souvent négligé.

Selon le paramétrage, l’encours calculé peut inclure ou exclure :

• les commandes saisies mais non livrées,
• les bons de livraison non facturés,
• les factures non échues,
• les effets remis à l’encaissement mais non échus,
• les règlements saisis mais non pointés.

Un client peut donc être « dans son encours » avec, dans les faits, deux mois de commandes en préparation qui ne comptent pas encore. Le contrôle passe, l’exposition réelle est double du chiffre affiché.

Le test à faire, aujourd’hui, sur votre installation : prenez votre plus gros client, calculez à la main la totalité de ce qu’il vous doit et de ce qui est engagé pour lui, puis comparez à l’encours affiché sur sa fiche. L’écart est instructif.

Angle mort n° 2 : un blocage qui se contourne

Un blocage n’a de valeur que s’il n’est pas contournable.

Trois voies de contournement se retrouvent presque partout :

1. Le droit de forcer, accordé largement au fil du temps. Une autorisation donnée un vendredi soir pour débloquer une livraison urgente reste ouverte trois ans.
2. Le plafond ajusté à la demande. Modifier le plafond sur la fiche client est un geste anodin, souvent non tracé, qui vide le contrôle de son sens.
3. La saisie hors circuit. Si votre force de vente saisit dans une application mobile ou un portail, et que le contrôle d’encours n’existe que dans Sage, il suffit de passer par l’autre outil.

Le troisième point est celui que nous voyons le plus souvent depuis que les prises de commande se font hors du siège. Un blocage qui n’existe que dans un outil n’est pas un blocage : c’est une convention.

Angle mort n° 3 : personne n’est prévenu au bon moment

Le dépassement se constate en fin de mois, sur une balance âgée, par le contrôle de gestion. À ce stade la marchandise est partie.

L’information utile est celle qui arrive au moment du franchissement, chez la personne qui peut encore agir : le commercial concerné, le responsable crédit, la direction selon le montant.

Les cinq questions à trancher avant de paramétrer

Le paramétrage n’est pas un sujet technique. C’est une décision de direction, et elle se prend avant d’ouvrir l’écran.

1. Qu’est-ce qui compte dans l’encours ? Commandes, livraisons non facturées, effets non échus : chaque inclusion se décide explicitement.
2. Avertissement ou blocage ? Un avertissement que tout le monde clique est pire que rien : il crée l’illusion du contrôle.
3. Qui peut lever un blocage, et pour combien de temps ? Une levée doit être nominative, motivée, tracée et de préférence temporaire.
4. Que deviennent les commandes déjà en cours quand un client bascule en blocage ? Les laisser partir vide la décision de son effet.
5. Qui est alerté, à partir de quel montant ? Une alerte envoyée à tout le monde n’est lue par personne.

Tant que ces cinq réponses ne sont pas écrites, aucun paramétrage ne tiendra : il sera contourné dans le mois par les gens qui doivent faire tourner l’entreprise.

Rendre la règle non contournable

C’est le principe qui nous a guidés dans OptiRisque : le blocage s’applique dans la base Sage elle-même, pas dans une couche applicative au-dessus.

La différence est pratique, pas théorique. Un blocage porté par une application tierce disparaît dès qu’on saisit directement dans Sage. Un blocage porté par la base vaut pour tous les points de saisie, quel que soit l’outil.

Autour de ce principe, le module consolide la vue dont le responsable crédit a besoin — encours autorisé, encours réel, échéances à venir, retards constatés, historique des règlements — sur un seul écran plutôt que trois. Et il déclenche l’alerte au franchissement, pas à la clôture.

Ce qu’il faut vérifier cette semaine

• Sur vos dix plus gros clients, l’encours affiché correspond-il à l’exposition réelle ?
• Combien d’utilisateurs disposent du droit de forcer un blocage ?
• Une modification de plafond client laisse-t-elle une trace exploitable ?
• Vos points de saisie hors Sage appliquent-ils la même règle ?
• Combien de dépassements des six derniers mois ont donné lieu à une alerte au moment où ils se sont produits ?

Les deux premières questions se traitent en une matinée et donnent une image honnête de la situation. Les trois suivantes déterminent la charge du chantier.

Pour aller plus loin

La fiche du module OptiRisque détaille la fiche de solvabilité, le mécanisme de blocage et les alertes.

Sur l’architecture qui permet à une application tierce d’écrire dans Sage sans casser ses règles de gestion, voir Connecter une application métier à Sage 100c.